راپور و محتوای ان قابل مقایسه باشد

 عین مسایل به عین طریقه ازنظرشکل ومحتویات در اوقات و محلات مختلف راپور داده شود . ( مثلا مفاهیمی چون درآمد قریب الورود (ان قسمت از سرمایه که در شغل بر میگردد) و بخش مصرف همیشه به عین طریق تعریف میشوند )

راپور جامع و فراگیرباشد

تمام معلومات مهم بطورکمی و کیفی بخاطرحل یک پرابلم مشخص یکجا ترکیب شده باشد.

راپورواضح باشد

زبان تحریر و گراف ها ی بکاررفته خواننده را کمک کند تا درمورد نکات اساسی مورد ادعا آگاهی حاصل کند.

راپور مختصر باشد

تفصیلات وفقرات زائد باید حذف گردد. قابل تذکراست که حفظ موازنه بین مختصربودن وجامع بودن معمولا مشکل میباشد.

راپور باید تجدید شده باشد

راپور معیاری ماهانه باید معلومات جاری را حد اکثر الی روز پنجم  ماه جاری احتوا نماید.

راپور باید برای دریافت کننده بسهولت قابل خوانش وقابل فهم باشد

شکل تحریر راپورازنگاه کیفیت راپوربسیارمهم است.( جملات کوتاه ، اختصارات واضح ، کاربرد کمتر کلمات خارجی )

راپور باید اینده نگرباشد

پیشبینی های مربوط به اخیر سال ضمایم مهم برای پلانگذاری راپورهای سال بعدی میباشد.

راپورمطابق خواست دریافت کننده باشد

راپورازلحاظ پرنسیپ باید حاوی  معلوماتی باشد که برای تصمیم گیری با اهمیت است .

درنتیجه میتوان گفت که راپور کنترول باید پاسخگوی ایجابات رسمی باشد وتوسط دریافت کننده مطالعه گردد. بنا راپور باید برای دریافت کننده طوری تهیه گردد که تمام معلومات لازم را به شکل مختصرعرضه نماید و قابل  فهم باشد . همچنان طوری اماده شود که برای خواندن جالب باشد .( ترکیبی از متون ، جداول، گراف ها ، چارت ها و غیر ه )   

5.5           لست رسیدگی کردن د رپروسه کنترول

یک لست رسیدگی که می تواند گزارش ها ی کنترول را رسید گی کند به شکل ذیل ارائه میگردد

5.6   ارقام کلیدی

ارقام کلیدی اساس پروسیجرکنترول را تشکیل میدهندوتهیه کننده یک خلاصه کمیتی میباشد تا بتوانیم یک مفکورهء کلی و سریع دررابطه فراهم نماییم. رقم کلیدی زمانی پرمفهوم است که با زمان ویا سایرارقام کلیدی  مقایسه گردد. فعالیت ارقام کلیدی عبارت است از :

1.     محتویات مغلق وپیچیده را بطور فشرده وساده ارایه  کردن

2.     انکشافات را در محدوده زمانی بخاطر  وضاحت پست های غیرمعمول موجود در اداره هنگام مقایسه با دیگر سازمانها نشان دادن

طرق مختلف ارایه ارقام کلیدی درشکل ذیل برجسته شده است:

ارقام مطلق بیانگر ارزش ها و کمیات میباشد. مثلآ تعداد کمپیوتر ها در سازمان.

بصورت کلی این ارقام بطورخاص برای مقایسه پر مفهوم نبوده صرف زمانی معلومات قابل استفاده را فراهم میسازد که با دیگر ارزش ها مورد مقایسه قرار میگیرد. مثلا تعداد کمپیوترها درمقا یسه با تعداد کارمندان د رسازمان

  دراین حالت با ارقام نسبتی سروکار خواهیم داشت . ارقام نسبتی زمانی ایجا د میشود که دو ارقام اساسی         ( ارقام مطلق )   بایکدیگر مقایسه گردد.ارقام نسبتی می تواند به ارقام ساختار ی ،مرتبط  و فهرستی تقسیم گردد.

·        ا رقام ساختاری بین حجم کلی وجزی مقایسه مینماید.

طورمثال : استفادهء قسمت ناقص تعمیر در مقایسه با استفادهءتمام تعمیر

·        ارقام مرتبط بین دومقدار مختلف مقایسه میکند.

طورمثال : پروسیجر انجام شده توسط هر متخصص

·        ارقام فهرستی انکشاف یک شاخص را در مدت زمان نشان میدهد جاییکه ارزش ها به یک سال اساسی مرتیط گردیده است .

طورمثال : مصارف حاصلهء طی مراحل یک تعمیر درسال 1382 =100( سال اساسی =% 100 )

درسال 1383 = 110 ( %110 ) و در سال 1384 = 130 ( % 130 )

5.7  ارقام اساسی در اداره

تطبیق ارقام کلیدی که از مدیریت  سنتی معاملات منشا میگیرد، در اداره  عامه کارنهایت مشکل است .

ارزش ها ی مثل نقد شدنی ، سودمندی ، مفاد  ، درآمد قریب الوقوع (بخش از سرمایه که درکسب برمیگردد) ، برگشت سرمایه وجریان پولی برای اداره عامه آنقدرپرمفهوم نمیباشد طوریکه برای یک شرکت خصوصی میباشد . بانهم ارقام کلیدی مالی دراداره عامه هم موجود میباشد. مثالی چنین ارقام در ذیل ارایه شده است:

ارقام کلیدی مربوط به محاسه  مصرف و اجراات مشتمل میشود بر : مصارف گروپ تولیدی، مصارف مرکزمصرف ومصارف نوعیت مصرف . این ارقام کلیدی برای جواب دهی به سوالات ذیل ضروزت است : کدام مصارف درکجا، چه وقت وچرا صورت گرفته است ؟

پیشرفت گروپ تولیدی : این ارقام کلیدی جهت مقایسه با مصارف مورد استفاده قرار میگیرد . این ارقام معلوماتی را دررابطه به سطح پوشش مصارف ، مصارف مربوط به واحدهای مصرفی ، گروپ های تولیدی و مراکز مصرف فراهم میسازد . این ارقام می تواند جهت تحلیل وتجزیه منابع لازم مرتبط با مراکز مصرفی، تولیدات وغیره استفاده گردد وهمچنان درمورد پیشرفت ها در رابطه با واحد های مصرفی، گروپ های تولیدی ویا پشرفت ها دررابطه به محاسبهءمراکز مصرفی . این ارقام کلیدی، ارقام تنظیم شده ومهم اند مخصوصاً در سازمان های بزرگ که دسترسی به درآمد به اساس فیس دارند . فیصدی مصارف پروسه ها در پروسیجر اداری  و فیصدی مصارف تولید.

ارقام کلیدی ذیل در چوکات مدیریت بودجه مورد استفاده قرار میگرد : پوشش منابع بودجوی دست داشته (ارتباط میان در آمد و مصارف).

ارقام کلیدی ذیل درچوکات مدیریت سرمایه گذاری مورد استفاده قرار میگیرد. تهیه سامان آلات ، فیصدی عمر فرنیچر دفتر ، مصرف پاک کار ی اتاقها ، حفظ ومراقبت تعمیر.

ارقام کلیدی بودجه : در آمد و مصارف حقیفی ، در آمد و مصارف پلان شده .

تفاوت ها  ، مصارف حقیقی یک مرکز مصرف در مقایسه با مصارف پلان شده آن .

ازاین ارفام کلیدی می توان بخاطر مقایسه زمانی جهت نظارت بودجه و مصارف، طی چندین دوره زمانی استفاده نمود.

  5.8  مثال های  عملی راپورهای کنترولی

سیستم را پوردهی و ارقام  کلیدی : اتاق سیمنار

یک را پور به اساس مثال راپور اتاق سیمنار ارایهً گردیده است.

در اداره عامه و بیشتر سازمان های دولتی در آمدنمی تواند بصورت کامل مصارف را تکافوکند.

بناءً یک هدف عملیاتی می تواند در جه پوشش مصارف باشد { فیصدی ارتباط میان در آمد ومصارف }

که توسط تصمیم گیرنده گان سیاسی تهیه میشود.

مثال شامل مقایسه بین اجراآت { = مراسم که بخاطر آن اتاق آموزش تهیه شده است} و مصارف حاصله،بعدی برای یک زمان مشخص راپوریا بعبارهء دیگر محاسبهء مصارف و اجراآت

مصرف هر مراسم می تواندبا مقایسه، مصارف مجموعی مراسمها معلوم گردد . اگر فرق میان مراسم داخلی ( سیمنارهای که توسط اداره عامه سازماندهی شده) و مراسم خارجی ( که اتاق سیمنار توسط ارگان های خارجی بطورمثال NGO بکرایه گرفته شده } مد نظرگرفته شود ، مصرف هریک از گروپ مورد نظر می تواند مشخص گردد . { داخلی و خارجی }

سیستم راپوردهی ارزش های پلان شده را درچوکات تعین بودجه برای سال مالی تعیین میکند{ به اساس ماهوار}.

ارزش های حقیقی در طول سال مالی روان باساس ماهوار تعین گردیده وبا ارزش های پلان شده مقایسه میگردد. بنابرین تشخیص و تصحیح تفاوتها در زمان مناسب امکان پذیر است .

سوالات کنترولی

مثال اتاق سیمنار هدف جزئی وارزش حقیقی را برای اجراآت و مصارف در دوروز (31 عقرب و 31 حوت) مقایسه میکند. ارزش پلان شده در ستون اول برای 31 عقرب یک هدف ارزش برای این تاریخ است وارزش حقیقی در ستون دوم نشاندهنده ارزش حقیقی درهمین تاریخ (31 عقرب) است.

ارزش پلان شده در ستون سوم ( 31 حوت)  نشاندهنده هدف ارزش در جوکات پلان بودجوی است.

 ارزش پیشبینی شده واقعی در ستون چهارم ارزش طرح شده است که دست یابی آن به اساس ارزش حقیقی (31 عقرب) دراخیرسال احتمال دارد .

 این پیشبینی ها همیشه تفاوت های خطی مانند تفاوت های فصلی ، نمیباشند و سایر تحارب نیز باید در محاسبه در نظر گرفته شود .{ جمع بندی را ملاحظه نمائید } .

اطلاعات مربوط به اتاق سیمنار در چهار مرحله ارزیابی شده که در شکل زیر نشانداده شده است:

مرحله اول : چه باید بدست آید ؟ {پلان}

ارزش های پلان شده توسط کمیته های مسًول در پلان بودجوی تعیین شده است. سه مشخصه عمده در نظر گرفته شده است:

·        اتاق سیمنار باید تا اخیرسال بپردازد  به عباره دیگر اندازهء پوشش مصارف (درآمد مجموعی / مصارف مجموعی ) باید 100% مطابقت داشته باشد .

·        اتاق باید در3/2 مورد برای مراسم داخلی و در3/1 مورد برای مراسم خارجی استفاده شود .

·        کرایه روزانه 1250 افغانی برای استفاده کنندکان خارجی تعیین خواهد شد . مصرف مراسم داخلی 750 افغانی فی روز محاسبه می شود . این درآمد محاسبه شده باید درمقابل کرایه  ماهوار  محاسبه شده اتاق 7500 افغانی  ، درنظر گرفته شود .

در مثال فوق ارزش به شکل ذیل بدست می آید : نتایج پلان شده از مقایسه در آمد و مصارف بدست می آید :

مصرف مبلغ 198000  افغانی برای هرسا ل .

درآمد ، بشمول درامدمحاسبه شده مراسم داخلی ، ضرورت به تطابق به این مبلغ دارد جهت حصول یک پوشش مصرف متوازن ( ستون 3 ) .

یک تعداد مناسب سیمنارها ازطریق تقسیم سیمنار ها به اساس 3/2 و 3/1 بدست آمده است .

ارقام پلان شده درستون ( 1)برای تمام سال الی تاریخ  31عقرب بدست آمده است .

این حقیقت که مصارف سیمنار به اساس تناسب داخلی و خارجی محاسبه گردیده است باید مدنظرگرفته شود تا بتوان   یک مبلغ پوشش مصارف مستقل برای هربخش بدست آورد .

(  مجموع مصارف تقسیم بر مجموع مراسم ها ضرب در تعداد مراسم داخلی و خارجی )

به دلیل موجودیت میتود ها ی مختلف محاسبه برای کرایه های مراسم داخلی و خارجی، درامد خارجی درامد حداقل داخلی را دربیلانس قرارمیدهد.

مرحله دوم : موقف فعلی ما چه است ؟ ( واقعی )

ستون حقیقی (2) در 31عقرب حاوی معلومات در باره اینکه به چه تعداد مراسم  خارجی و داخلی در مدت زمان گزارش از حمل الی عقرب در اتاق سیمنار برگزارشد و چطور مصارف و درآمد انکشاف کرده است.  تطابق مبلغ پوشش مصارف می تواند از این معلومات معلوم گردد .

مقایسه بین اطلاعات پلان شده واطلاعات واقعی د ر31عقرب  به سوالات ذیل پاسخ ارائه میکند :

موقعیت فعلی ما چطور است و آیا هدف پوشش مصارف اتاق سیمنار بشکل داخلی بدست آمده می تواند یا خیر ؟

در این مثال ملاحظه میکنیم که پوشش مصرف 100% بدست نیامده  است . درآمد صرفا 90.000   افغانی ( بشمول محاسبه مراسم داخلی ) در مقابل مصارف 132.000 افغانی ( بشمول محاسبه کرایه ) بوده که مبلغ       غایب درحدود 42.000  افغانی می باشد .

مبلغ پوشش مصرف درزمان راپوردهی یعنی از حمل الی عقرب صرفآ 68% می باشد .

مرحله سوم : چرا هدف متوسط بدست نیامده است ؟

( تحلیل و تجزیه تفاوت  )

در این مرحله تحلیل وتجزیه تفاوت صورت میگیرد . دلایل تفاوت با ملاحظهء تمام اطلاعات مربوط بطور جداگانه آزمایش میگردد، در جریان مدتی که ملاحظه صورت گرفت ، درآمد 42.000 افغانی یعنی کمتر از مبلغ متوقع بود .

این تفاوت ضرورت به تحلیل و تجزیه دارد . مجموعهء 104 مراسم الی 31عقرب  سازماندهی شده بود (80 مراسم داخلی و 4 2 مراسم خارجی )

این نکته واضح میسازد که % 84 مراسم داخلی درمقایسه با پلان ، سازماندهی شده بود

{   0.8333= 80 / 96}  ولی   صرفاً % 50 واقعات خارجی پلان شده بوقوع پیوسته است .

هدف نسبتی میان مراسم داخلی و خارجی {3/2 مقابل 3/1 }بطور واضح بدست نیامده است،

 ( تقریبآ 5/4 مقابل5/1)

 این رقم می تواند دردرجه پوشش مصارف دیده شود که بطورواضح درمراسم خارجی درمقایسه با پلان نسبت به مراسم ای داخلی پاینتراست.

عوامل  ممکنهء عدم موفقیت برای رسیدن به این هدف شاید قرارذیل باشد:

·        تعداد مراسم ممکنه درمجموع بسیار بلند در نظر گرفته شده بود در حالیکه برگذاری 210 مراسم در یک سال درحال حاضر امکان پذیر نیست .

·        تقاضا ی خارجی واضحآ نسبت به توقع ما کمتر است که  این می تواند از یک طرف با قیمت ها ی گزاف ارتباط داشته باشد و از جانب دیگربا سنجش های نادرست بازار یا بی برای اتاق سیمنار و استفاده خارجی ا زآن درارتباط باشد.

·        قیمت کرایه برای یک محفل بسیار کم در نظر گرفته شده است . برای 210 روز پلان شده ، در حدود 950 افغانی  روزانه بطوراوسط درنظر گرفته  شده است.

این ( تعداد کم )  مراسم خارجی ( قیمت = 1250 افغانی ) نمی تواند با ( تعداد زیاد ) مراسم داخلی

( قیمت = 750 افغانی ) در توازن قرار گیرد .

مرحله چهارم : چطور میتوانیم پیشرفت کنیم؟ ( پیش بینی کوتاه مدت الی 31حوت)

نظر به اطلاعات موجوده دستیابی به پوشش مصرف بصورت مکمل احتمالی به نظر نمیر سد. اگر انکشاف جاری را اساس قراردهیم ایجاب مبلغ 63000 افغانی را مینماید .

بنآ  کنترولرها باید جهت پیشرفت سنجش ها پیشنهاداتی را ارایه نمایند که زمینهء حصول نتایج اصلی هدف داده شده درانکشاف جاری را فراهم خواهد ساخت.

پیشنهادات ذیل می تواند ارایه گردد:

·        بخاطر ازدیاد مراسم خارجی ، یا گروپ ها ی بیشتر استفاده کننده ها ازطریق ازدیاد و بهبود کارهای عامه / بازاریابی تماس گرفته شود .

·        مصارف محاسبه شده مراسم داخلی می تواند نسبت به مصارف ازدیاد یا بد . این باید واضح گردد که آیا قیمت کرایه  برای استفاده کنندکان خارجی بسیار بلند نیست؟ ایا ضرورت به تطابق یا تجدید نظررا توسط ما ندارد ؟

·        در رابطه به  کرایه  ارزانتر میتوان با کرایه دهندگان مذاکره کرد  ( ادارات انفرادی ) که کرایه آخری اکنون تقریبا 50 % به مصارف مطابقت دارد .

      با نهم این کاربیشترمربوط به مدیریت اداره میگردد نسبت به اینکه کنترولر تصمیم بگیرد کدام سنجش ها باید عملی گردد.

5.9                  در ساحاتی که  کنترول عملی میگردد:

ارزیابی مثال، کاز نمونوی کنترول برمبنی یک مثال را نشان میدهد:

1-    مشوره در قسمت تعیین بخشش برای هر ملاقات کننده در سال مالی جاری

2-    تعین اسباب تفاوت درجریان دوره گزارش دهی

3-    مشوره جهت انکشاف  سنجش ها جهت محدود ساختن تفاوت ها  اما نه تصامیم و انتخاب سنجش ها

4-    تصویر کلی ارایه شده درشکل زیر  تقسیم وظایف بین مدیریت اداری و کنترول در افغانستان را نشان میدهد.

به هرحال به اساس مثال فوق نکات ذیل میتواند برای پروسیجر کنترول مشخص گردد:

·        تعریف اهداف مشخص

·        ایجاد ساختار واضح مصرف و اجراأت

·        تهیه معلومات ضروری تنظیم شده

ساحات اداری که کنترول د رآن قابل تطبیق است کاملآ متفاوت است.

 قسمیکه درمثال بالای نشان داده شده است در پروسهءکنترول نمودن، بررسی پروسه های اقتصادی صورت میگیرد. ( هدف : فعالیت های اداری اقتصادی ) . این پروسیجر می تواند در چوکات سرمایه گذاری ، اشتراک و کنترول نمودن پرسونل تطبیق شود

 سرمایه گذاری :

پروژه های اصلاحی در ساحهء ادار ی معمولا با سرمایه گذاری در ساحهء جدید، تخنیک ها و تغییر مکان عراده جات درارتباط میباشد . استفاده ازمنابع مالی باید درمطابقت با دستهء ازاهداف مشخص تنظیم شود. این وظیفه توسط کنترول سرمایه گذاری انجام شده می تواند . دراین زمینه نکات ذیل باید مدنظر گرفته شود :

یک حساب معیار ی سرمایه گذاری باید ایجاد شود زیرا یگانه راه مقایسه سرمایه گذاری ها میباشد که نباید بسیار به جزئیات بوده و اصول پروسه اقتصادی باید مدنظر گرفته شود.

ارزش های پولی خالص د رارتباط با سرمایه گذاری کدام نتیجهء را عرضه نمی کند بلکه  معیارهای کیفی نیز بایدمد نظر گرفته شود .

هدف سیستماتیک/ مقایسه واقعی و تحلیل و تجزیه تفاوت ها باید انجام داده شود چنانکه عدم تکمیل یک هدف درسکتور عامه معمولا نقطه آغاز تحلیل جزئیات تفاوت نمیباشد بلکه برای تخصیص نرخ معیاری جدید منابع بکار میرود.

کنترول اشتراکی : 

مفکوره کنترول اشتراکی شامل مدیریت دادوستد ، حمایه مدیریت برای پلان های نتایج گرا ، تنظیم و کنترول ( ملکیت دولتی )کمک های مالی دولت در چوکات شرکت بطورکلی میباشد . در این حالت ، شرکت مذکور عبارت ا ز اشتراک دولتی خواهد بود .

اصطلاح کمک مالی دولت (سوبسید) زمانی تطبیق میگردد که اشتراک اضافه تر از 50 % باشد . این مثال شامل کارهای شهری ، تنظیف شهری  ، شرکت های آموزشی و غیره میشود .

اهداف کنترول اشتراکی از اهداف قطعی شرکت برای شرکت های عامهءافغانی سرچشمه گرفته است . از یک طرف وظایف قانونی تعین شده باید انجام شود از جانب دیگر شرکت باید تا حد ممکن بطور اقتصادی عمل کند .

وظایف ذیل در حوزه کنترول اشتراکی شامل می شود .

الف : ایجاد یک ساختار گزارش دهی واحد برای شرکت ها ی سهامی  . این یگانه را ه ایجاد یک تهداب برای منظم سازی از نقطه نظر سیاست ،اداره و مدیریت میباشد .

ب : بررسی پروسیجر کاری برای  سهم داران

کنترول کارمندان :

کنترول کارمندان مربوط به پلان های نتایج گرا و کنترول پروسه های اقتصادی پرسونل میباشد .

کنترول نمودن پرسونل شامل ارزیابی کارمندان درارتباط به حصول اهداف شان که بین کارمندان و منجران مشترکأ ایجاد گردیده است.

بنابرین معیار مناسب ارزیابی برای هر اداره باید تعیین شود بالخصوص همراه با تعیین اهداف و اقدامات مناسب ووسایل جهت نیل به اهداف.

بانهم کنترول باتمام اسباب مرتبط به آن در چوکات پروژه ها تطبیق میشود .مودل مدیریت پروژه را در ارتباط به کنترول پروژه درنظر داشته باشید .

تعریف بودیجه:

تعریف جامع  بودجه:  بودجه به مفهوم کلی ان عبارت از سند قانونی دولت است که در ان جمع عواید و مصارف برای یک مدت معین تعین گردیده و انعکاس دهنده تمام فعالیت ها وانکشافات در ساحه اقتصادی ، اجتماعی ، دفاعی ، کلتوری و سیاسی میباشد.

و یا به عباره دیگربودجه یک پروژه / یک دیپارتمنت عبارت از پلان مالی تخمینی همان پروژه / دیپارتمنت میباشد که برای آن تمویل بودجه ضرورت میباشد. طوریکه این سند باید مصارف پیش بین شده ئی  را که در یک مدت زمان بالای سازمان تحمیل میگردد و عواید بدست آمده ئی را که از جریان کار پروژه کمائی میگردد، در بر داشته باشد.

بودجه عبارت از یک جز بسیار مهم پیشنهادیه میباشد چرا که تصویر مالی یک پروژه را ارائه میکند.پس به هر اندازه که بودجه درست و خوب طرح شده باشد به همان اندازه برای مراجع که آنرا تصویب مینمایند و تصمیم گیر میباشند بیشتر قابل فهم میباشد.

    نوت: البته بودجه دولتی توسط پارلمان به تصویب میرسد  

    یکبار که بودجه به تصویب رسید ، بعد از آن اجازه دارد تا همان بودجه به مصرف رسیده و محدودیت های مشخص  را فراهم ساخته وکنترول نماید تا از اضافه خرچی جلوگیری بعمل آید.

بودجه و بودجه سازی  

بودجه میتواند به شکل یک پلان مالی خوب تشریح شود که عواید پیش بینی شده / و مصارف تخمین شده را درمدت زمان قریب الوقوع (معولا یک سال ) تعین میکند .

باید بودجه سازی امورمعاملات آزاد با بودجهء که توسط حکومت ساخته میشود، مغالطه نگردد . بودجه سازی حکومتی از ضرورت تخصیص منابع کمیاب درمیان تقاضا های بیش ازحد وقرارگرفتن درمبالغ تخصیص بافته بمجرد تصویب بودجه ، سرچشمه گرفته است.

دولت از سطح ولایات تا سطح محلات فقط یک مقدارعواید قابل دسترس را دراختیاردارد و درمورداینکه چگونه این عواید محدود( مالیه و تمویل کننده ها ) را به مصرف برساند به مشکل انتخاب مینماید.  درحقیقت ازلحاظ قانون ایجای مینماید تا برای تمام عرصه های حکومت بودجه سازی رسمی مدنظرگرفته شود.

مزید برآن، زمانی که پول اختصاص داده شد و بودجه سازگار شد ، بودجه برای انجام مصارف محدود شده اعمال نفوذ میکند .

میا ن بودجه سازی خصوصی وبودجه سازی مشابهات های وجود دارد اما نکتهء نهایت مهم تفاوتها میان آین دو میباشد.

بخش خصوصی عوایدمحدود ندارد زیرا عواید آن مربوط به فروشات است .

تخصیص منابع کم یاب یگانه نیروی وادارکننده درقبال بودجه سازی خصوصی نمیباشد بلکه عواید فروشات با خود مصارف ومخارج مشخص را جهت به وجود آوردن عواید فروشات به همرا ه دارد .

دربخش خصوصی هدف این است که ازیکطرف دررابطه به عواید وازطرف دیگردررابطه به مصارف ومخارج آن بهترین تطابق ایجاد گردد. را از یک طرف در ارتباط عواید و از طرف دیگر درارتباط با هزینه و مصارف ایجاد نماید .این امر اساسأ به مفهوم تقلیل مخارج نمیباشد.

نوت: دراین رساله بودجهء خصوصی تشریح شده است. 

بودجه پیش بینی حالت مالی یک سازمان د ر طول یک مدت دراینده می باشد. بودجه از پیش بینی جریان نقدی تفاوت دارد. دربودجه تمام جزئیات که در بلانس شیت و شرح عواید درج است، تحت ملاحظه میاید تفاوت میکند نه صرف اقلام پولی .

بودجه پلانی را تهیه میکند که هریک دراداره درباره دورنما ی آیند ه سازمان دید مشابه میداشته باشد. بودجه دارایی ها، بدیهی ها وسرمایهء مالک وهمچنان عوایدو مخارج آینده را پیشبینی میکند . عمومآ بلانس شیت بودجه شده  و شرح درآمد به شکل سالیانه تهیه می شود درحالیکه پیشبنی جریان نقدی چندین بارصورت میگیرد .

بودجه سازمان را جهت حصول اهداف تحرک میبخشد و یک وسیله برای نظارت براندازهء پیشرفت بصوب اهداف میباشد.  بودجه به مدیریت کمک میکند تا در باره سازمان تصمیم اخذ نماید، منابع مالی سازمان را تنظیم کند و از مشکلات مشخص قبل ازوقوع آن جلوگیری مینماید.

 برعلاوه زمانیکه پرسونل درتهیه و انکشاف بودجه دخیل باشند برای هرکارمند حس مالکیت درسازمان بوجود آمده و جهت موفقیت سازمان بیشتر متعهد میگردند.

بودجه موثر باید دارای خصوصیا ت ذیل باشد:

·        تمام فرضیات را بیان نماید.

·        ساده و قابل فهم باشد.

·        ارائه کننده قضاوت مشترک درمورد مدیریت و کارمندان باشد.

·        مدت زمانی را تحت پوشش قرار دهد که درآن تخمین های قابل اعتماد صورت گرفته بتواند.

·        برای آوردن تغییرات انعطاف  پذیر باشد.

·        معیارها برای اجرائات وضع نماید.

·        ایجاد تحرک نموده و اجرائات را راهنمایی کند.

·        مدیریت و پرسونل را بسوی اهداف راهنمایی کند .

عمومآ  بودجه به اساس نتایج سال قبلی ( و یاباساس زمان دیگر ) تهیه میشود .

جهت تهیهء بودجه از نسبت استفاده صورت گرفته میتواند البته تا مدتیکه نسبت به اساس زمان معمول آینده عملأ در نظر گرفته شده است و شامل کدام درآمد یا واقعه مخصوص نمی باشد .هر رقم موجود در بلانس شیت و شرح عواید باید بصورت جداگانه پیشبینی گردد با درنظرداشت نتایج قبلی، محیط داخلی و بیرونی و اهداف

سا زمان.

6.1 – پروسه بودجه سازی 

جهت موثریت ، در پروسه  بودجه  سازی باید تمام افراد سازمان دخیل گردند .

اکثریت سازمان ها دارای میتود مشخص  اند ( پروگرام Excel  درکمپیوتر، دوره های پلانی خارج ا زموضوع  وغیر ه ) جهت گردآوری بودجه.

اگر قابل دسترسی باشد، بودجه دوره های قبلی باید با نتایج حقیقی مقایسه گردد و تفاوتها باید تحلیل شود . آیا تفاوتهای زیاد موجود بود ؟

 . آیا دلایل معتبر برای این تفاوتها وجود دارد ؟ آیا بودجه با اهداف سازمان متناسب بوده است ؟

دیگر اینکه محیط بیرونی باید با تمرکزروی معلومات رقابتی و اقتصادی مورد تحلیل قرارگیرد.

با تحلیل محیط داخلی نکات قوت و ضعف سازمان ها یا شعبات آن معین میشود . توجه به تصویر مالی سازمان یا شعبات آن بطورعام، معلومات کافی را تهیه میکند .

بعد از تحلیل محیط داخلی و بیرونی ، سیاست هاونتایج موجوده باید بازنگری شود تا مؤثریت سیاست های موجود و ضرورت به تجدید نظر این سیاست ها مشخص میشود که تمام این مسایل بالای محاسبهءبودجه تاثیر میگذارد.

قدمه بعدی  انکشاف اهداف برای دوره یا سال بعدی است . عموما اهداف برای سازمان در سطح دفتر مرکزی مشخص میشود بادرنظرداشت اهداف بیرونی واهداف مالی .

 بر علاو ه هر دیپارتمنت باید اهداف برای خود انکشاف دهد ( در مطابقت با اهداف مرکزی دفتر ) و مشخص نماید که چطور این اهداف بر فعالیت های انها تاثرگذارخواهدبود  .

اهدافی را که در ساحه کاری  مسخص میخواهید بدست آورید ، لست نمایید .آیا این اهداف واقعبینانه اند ؟ کدام قدمه ها جهت بدست اوردن آن ضروری است  ؟

 یکبار که همدستی فکتور های  محیط داخلی و بیرونی مشخص شد و اهداف سازمان تعیین گردید ، بودجه کاری  میتواند تهیه شود .این امر بوسیله تخصیص ارقام جهت مطابقت با اهداف و تادیهء مصارف اجراات صورت میگیرد .

زمانیکه بودجه کاری بازنگری ، اصلاح و نهایی شد ، بودجه نهایی تهیه میشود . بودجه سازی یک پروسهء تکراری بین دفتر مرکزی ودیپارتمنت ها میباشد .تصویب بودجه هر دیپارتمنت در سطح عالی صورت گرفته و جهت ارزیابی اجراات دیپارتمنت درجریان ودرختم زمان کاری مورد استفاده قرا ر میگیرد .

6.2              تطبیق و تحلیل 

تطبیق بودجه جز مهم بودجه سازی میباشد . مدیریت باید با پرسونل جهت اطمینان ازاینکه پیشبینی بودجه شکل واقعی را بخود گرفته است ، کار نماید .جهت مؤثریت، راپورها درمقابل بودجه باید به اسانی قابل فهم بوده و بموقع باشد . حداقل راپور بودجه باید در ختم هر ربع تهبه شود .

همچنان باید جهت تطابق با نیازهای سطوح متفاوت پرسونل وهیئت عامل، انعطاف پذیر باشد .

صرف نظرازاینکه بودجه چقدر محتاطانه تهیه شده ، ارقام واقعی از ارقام پیشبینی شده متفاوت خواهد بود . تفاوت ها هنگامیکه واقع میشوند باید تشریح شوند .

6.3              تفاوت ها ی  بودجوی

تحلیل تفاوت بودجه عبارت است از مقایسه نتایج واقعی با آن نتایجی که درتهیهء بودجه درنظرگرفته شده بود در مدت زمان مشخص.

هنگام تحلیل  تفاوت بودجه ، دو ستون اضافی در بودجه علاو ه میشود :

در ستون اولی ، ارقام واقعی برای هر رقم گزارش داده میشود و ستون دومی تفاوت میان ارقام واقعی وارقام در نظرگرفته شده در بودجه را نشان میدهد که به مثبت یا منفی بودن تفاوت ها ارتباط میگیرد .

اگر تفاوت ا ز اثر یک حادثه غیر قابل برگشت یا استثنائی ایجاد شده بود ، ضرورنیست تا بودجه اینده را با بودج] کنونی مطابقت دهیم اما تفاوت باید تشریح شود .اگر تفاوت ا ز اثر ضعف بودجه سازی  ایجاد شده بود ، انگاه دلیل ایجاد این اشتباه باید مشخص شود تا در اینده در  تهیه  بودجه تکرار نشود.

 تحلیل تفاوتها در مبحث کنترول  ( گزارش دهی ) دریک مثال عملی ، بطورهمه جانبه تشریح شد .

برخی ازاصطلاحات بودجوی

·        نمایندگی: به واحد های اول اداری دولت از لحاظ ارتباط اجراات حسابی ان با وزارت مالیه، نمایندگی گفته میشود.

·        سال مالی: سال مالی با سال هجری شمسی یکجا شروع و خاتمه می یابد  به عبارهء دیگر سال مالی سال را گویند که به اغاز ان معاملات حسابی شروع و با ختم ان خاتمه می یابد اما بعضی معاملات حسابی دولت خارج سال مالی یعنی چند ماه ، سال ما بعد مالی را نیز احتوا مینماید مانند حساب قطعی مصارف دولت که مدت شش ماهی سال بعدی را در بر میگیرد ، سه ماه برای ترتیب حساب قطعی مصارف توسط واحد های اول و سه ماه تو حید مصارف قطعی توسط وزارت مالیه.

·        سال بودجوی: سال ما بعد سال مالی را بنام سال بودجوی می نامند مثلا سال روان سال 1385 سال مالی و سال ما بعد یعنی سال 1386 را بنام سال بودجوی یا د میکنند.

·        مدارک عادی دولت: مدارک همه ساله که بطور عادی از ان دولت عواید بدست می اورد مدارک عادی نامیده میشود مانند مالیات ، محصولات ، کرایه و غیره.

·        مصارف عادی: از مدارک عادی مصارف عادی دولت در بودجه سنجش و برای حصول تخصیص در هر ربع از ان استفاده صورت میگیرد مانند پرداخت معاشات و اجرای مصارف دیگری شعبات وغیره......

·        مدارک انکشافی: برای تاسیس یک پروژه ارتقا و توسعه یک موسسه غیر از مدارک عادی مدارک انکشافی برای تمویل ان ایجاب می نماید این مدارک عبارت اند از: نشر پول، قروض داخلی و خارجی وغیره

·        مصارف انکشافی: از مدارک انکشافی مصارف انکشافی صورت میگیرد طوریکه قبلا تذکر بعمل امد برای احداث یک پروژه توسعه و ارتقا یک موسسه مطابق پلان مربوطه مصارف بعمل می اید که این مصارف را مصارف انکشافی می نامند و حتی بودجه مربوط در این مورد بودجه انکشافی نامیده میشود مانند: اعمار مکاتب ، تاسیس شفاخانه ها ، اعمار سرک ها وغیره..... 

•         اصل منظوری سالانه: اصل منظوری سالانه عبارت از تثبیت سطح نهایی مصارف در چوکات موازنه عمومی بودجه دولت برای واحد های اداری میباشد به همین ترتیب واحد های دوم و سوم نیز در داخل سطح نهایی مصارف واحد اول اداری اصل  منظوری سالانه میباشد البته اصل منظوری سلانه مصارف واحد سوم به سطح نهایی واحد دوم ارتباط دارد.

•         تزیید: بالای اصل منظوری سال مالی با در نظر داشت سطح نهایی مصارف سال بودجوی و ضرورت در ان قسمت از مصارف که ایجاب تزیید را بنماید ، مبلغ مربوط سنجش شده بنام تزیید ثبت میگردد.

•         تنقیض: از ان قیمت اصل منظوری سال مالی که مبلغ منظور شده ازافه از مصرف ( ضرورت) باشد لهذا مبلغ اضافه از ضرورت و مصرف برای سال بودجوی به صورت تنقیص ثبت ومعامله میگردد.

•         ربع یا قسط: یک سال به چهار حصه تقسیم میشود که هر قسمت ان 3 ماه میباشد هر 3 ماه یک ربع میباشد که به ترتیب ربع اول ، دوم ،سوم و چهارم است.

•         تخصیص: به ملاحظه سطح نهایی تثبیت شده مصارف و ترتیب بودجه به استناد توسط ریاست اداری واحد های اول اداری وزارت مالیه در هر ربع سهمیه مصارف و ربع را وصلاحیت مصارف ان را به واحد های اول اداری میدهد که تخصیص نامیده میشود ، البته صادر شدن سهمیه مصارف سه ماهه از طرف وزارت مالیه به واحد های اول و سهمیه واحد های دوم از طرف واحد اول به ان و سهمیه واحد های سوم ( مرکز وولایت به ان تخصیص حواله شده نام دارد و طبق ان مبلغ که باقیمانده و در وقت ضرورت قابل استفاده میباشد تخصیص حواله نا شده میتوان نامید.

•         فورمه: فورمه عبارت از جدول است که دارای ستون های معین عمودی وافقی بوده و صورت حساب یک موضوع معین را ارایه میکند.

•         مقرره: مقرره عبارت از قواعدی است که مطابق روحیه قانون به منظور تفسیر و توضیح ان وضع گردیده باشد باید اجرا و انجام پذیرد.

•         طرزالعمل: طرزالعمل عبارت از روشنی است که برحسب ان امور باید اجرا و انجام پذیرد.

•         پروژه: پروژه عبارت از یک مرام و هدف مشخص در بین یک پروگرام میباشد که دارای اغا ز و ختم باشد.

•         دوره مالی: دوره مالی عبارت از یک دوره معین حسابی معمولا یکساله است که دفاتر و کتب حسابی بسته و وضعیت مالی و حسابی تعین میگردد.

•         بودجه پیشنهاد شده: بودجه پیشنهاد شده عبارت از توسعه پروگرام های مالی و عملیاتی بوده که جهت تدقیق و مطالعه به منظور تصویب به مقامات ذیصلاح تقدیم میشود.

•         بودجه تصویب شده: بودجه تصویب شده عبارت از پروگرام های مالی و عملیاتی است که از طرف مقامات ذیصلاح تصویب شده و اصل منظوری سالانه را تعین مینماید.