معلومات عمومی -- از هر چمنی یک صنمی

جوانب غير لفظي سطح کودکي :

·   زبان اشاره : قيافهء مايوسانه ، فرياد کشيدن و ناله کردن ، چشم کشيدن ، خندهء قهقه ، بي حال خنديدن و بلند کردن دست بخاطر جلب توجه.....

نمونهء از اظهارات لفظي سطح کودکي

·    من ميخواهم ، من توجه نميکنم ، همه چيز از نزد من خراب ميشود ، او ني ، بارديگر نميخواهم تکرار شود ، امروز بدترين روز هاي زندگي من است ، این کاملا خوب است .....

آقاي بيرن معتقد بود که معاملات / تبادلات موفقانه ( مثلا درمفاهمه / ارتباطات ) بايد شکل معکوس رابخود بگیرد بطورمثال اگریک شخص با شخص ديگري مانند  " والدين با کودک " رفتارمیکند درآنصورت شخص دومي بايد بشکل " کودک به والدين " از خود عکس العمل نشان دهد درغير آن تحليل متبادل صورت نمیگیرد.

امکان دارد در جريان پروسه مفاهمه / ارتباطات بين دو شخص ، يک شيوه بخصوصي ارتباط ايجاد گردد که ممکن در طويل المدت داراي نتايج غير مثمر باشد. اينکه افراد در برابر " پيشکش متبادل " شخص ديگري از خود عکس العمل نشان ميدهند بنام  (ضربات خفيف )ياد ميگردد.

پس اين يک عمل پاسخ دهي است که يک فرد براي ديگري پاسخ ميدهدکه میتواند مثبت ویا منفي باشد.

افراد معمولا بالای دیگران یکنوع فشاروارد میکنند تا با آنها طوری معامله نمایند که مطابق سبک مفاهمهء خود شان باشد.

بطورمثال آمري که هميشه با مادون خود بشکل یک آمرسخت گیر صحبت مينمايد ، مادون را ناگزیر میسازد تا دربرابر آمر خود در سطح " کودکي " پاسخ دهد اين عکس العمل ها میتواند مانندکودک سرکش، منفي باشد و يا مانند کودک مطیع، مثبت  باشد درهردوصورت پاسخ کودکانه میباشد.

بايد متذکر شد که عین شخص ميتواند ازروش های مختلف با اشخاص طرف معاملهء خود استفاده کند ( فرضا با يک شخصي مثل " والدين با کودک " و با شخص ديگري مانند " کودک با والدين " برخورد نمايد)

به منظور کار موثر جمعی ، بهترين تبادل در محيط کاري عبارت از سطح بزرگسالی با بزرگسالی ميباشد.

تعاملات معکوس ومتضاد

تعاملات معکوس : بدین مفهوم است که طرفین معامله مطابق نوعیت شخصیت همدیگر با هم رفتارمینمایند

          مثال اول :

          آقای احمد میگوید " آيا آجندا را نوشته کردي ؟ " بزرگسالي با بزرگسالي"

آقای ابراهيم پاسخ میدهد " بلي ، درظرف یک ساعت از طريق پست الکترونيکي  برايت ميفرستم".    "بزرگسالي با بزرگسالي "

          مثال دوم :

          آقای احمد میگوید : " ميخواهي مجموعهء فکاهي ها و پارچه هاي جالب مرا مشاهده نمائي ؟ " کودک با کودک "

          آقای ابراهيم پاسخ میدهد" آه ، چقدر خوب . من خوش دارم . من واقعا فکاهي ها و پارچه هاي جالب را خوش دارم، آه .آه . آه... . " کودک با کودک "

مثال سوم :

          آفای نجيب میگوید  " آيا ميزت منظم است ؟ " والدين با کودک "

          آقای ابراهيم پاسخ میدهد : لطفا قهر نشويد . همين حالا میروم و آنرا منظم میسازم " ! " کودک با والدين"

اين نوع مفاهمهء معکوس ميتواند براي يک مدت طولاني ادامه يابد ومعمولا یکنوع فرهنگ مخصوص مفاهمه بین دو شخص  ایجاد مینماید.

تعاملات معکوس: اين بدین مفهوم است که طرفین معامله مطابق نوعیت شخصیت همدیگر با هم رفتارنمی نمایند.

در اينجا مثال هاي بالا را بشکل ديگر آن ملاحظه مينمائيم.

مثال اول

آقای احمد میگوید : " آيا آجندا را نوشته کردي ؟ " بزرگسالي با بزرگسالي "

آقای ابراهيم پاسخ میدهد : " لطفا قهر نشويد . همين حالا میروم و آنرا نوشته ميکنم"." کودک به والدين"

اين یکنوع معاملهء متضاد ميباشد که باعث ايجاد مشکلات زياد در محيط کاري ميشود . در مثال فوق ، بعد از اينکه آقاي ابراهيم مانند " کودک به والدين " پاسخ ارائه نمود ، ممکن است، آقاي احمد بار دوم به یک پاسخ منفي " والدين با کودک " جواب دهد بطور مثال:

" اگر روش خود را تغيير ندهي ، از وظيفه اخراج خواهی شد ".

◄ ما باید بخاطر درک بهتر مفاهمه و طرز برخورد افراد ماحول خود از تحليل معاملات استفاده بعمل آوریم.

شنيدن فعال

شنیدن فعال تنها بخاطر این مهم نیست که شما چهار جنبهء يک پيام را درک نموده ايد  بلکه ازین دیدگاه هم حایزاهمیت است که چطور به شخص جانب مقابل خاطرنشان می سازيد که آن چه وي ميگويد درک مي نمائيد.

شنيدن دقيق شما را کمک مي نمايد تا فضاي اعتماد و فهم را ايجاد نمائيد که اين خود يک شرط لازمي ديگر بخاطرمفاهمه/ ارتباطات خوب و مثمر ميبا شد.

راه هاي مختلف شنیدن دقيق قرار ذيل است:

·        شنیدن بادقت

·        شنیدن توصيفي با شرح وتفسير عبارات

·        شنیدن فعال و نتیجه گیری

دقت شما براي شخص طرف مقابل اين احساس را ميدهد که توجه شما به گفتار وی معطوف گرديده و مشغول چیزی دیگرنمیباشد. اين روش بنياد اساسي ارتباط خوب و افهام و تفهيم دو جانبه را تشکیل میدهد.

       " بلي ، من   مي بينم ....."!

                              " Hmmm  ....." ، Aha ...."

شنیدن توصيفي :بدین منظوراست که ملاحظه گردد تا شخص طرف مقابل تمام جوانب پيام فرستنده را به عين شکل درک نموده است.

شخص گيرنده، پيام مربوطه را شرح داده وتفسير مي نمايد.

              " پس شما مي گوئيد که ....."

              " به عبارت ديگر.........."

شنیدن فعال :  شخص گيرنده به عين مقصد سوالاتي را مطرح مي نمايد که پيام را دوباره بيان نموده و عين مفهوم و محتوا را ارزيابي مي نمايد.

           " آيا شما مي گوئيد که ....؟ "

              " منظور شما اينست که ....."

بالاخره ، شوندهء فعال نه تنها صرف دقت خود را نشان ميدهد بلکه نتيجه گيري شخصي خود را نيز درمورد موضوع مورد بحث ارائه مي نما يد که توسط گوينده پيشکش گرديده است.

  " پس شما قصد نداريد که XYZ  را انجام دهيد ، بلکه شما مي خواهيد که روی abc  کار نمائيد.....؟ "

توجه: این راجزعادت تان سازید که بدون سوال جواب ندهيد!

معلومات در رابطه به شنیدن فعال :

شنیدن فعال عبارت از شیوه شنوائی و پاسخ دهی به جانب مقابل  میباشد که زمینه درک ذات البینی را بهبود میبخشد. معمولا افراد هنگام حرف زدن، به یکدیگربدقت گوش فرا نمیدهند. بیشتراوقات حواس آنها جمع نمیباشد ، نیمه گوش فرا میدهند ونیمه هم درمورد موصوع دیگری فکر میکنند.

شنیدن فعال بعضی اوقات به شکل منظم شنوائی و پاسخ دهی راجع میگردد که توجه گوینده را جلب مینماید. در چنین حالت ، شنونده باید کاملا به گوینده توجه نماید بدین منظور شنونده کلمات و جملات شخص گوینده را به زبان خود و نظر به برداشت خود دوباره بیان مینماید. شنونده مجبور نیست تا در رابطه به تمام مسائل گفته شده با گوینده موافق باشد بلکه شنونده باید صرف برداشت خود را از موضوع واضح سازد. این روشی است که گوینده را متیقن میسازد که آیا شنونده واقعا موضوع را درست درک نموده است یا خیر ؟ در صورتیکه شنونده موضوع را درست درک ننموده باشد درآنصورت گوینده میتواند توضیحات بیشتراریه نماید.

شنیدن فعال دارای مزایای ذیل میباشد:

1.     افراد را ناگزیر میسازد تا بصورت دقیق و با توجه به  دیگران گوش فرا دهند.

2.     از سوء تفاهم بین افراد جلوگیری نموده و شنونده خود تصدیق مینماید که موضوع گفته شده را بصورت درست درک نموده است.

3.     افراد را جرئت میبخشد تا در زمینه بیشتر صحبت نمایند.

هنگام منازعه ، معمولا افراد درمقابل همدیگرقرار میگیرندو نظریات یکدیگر را دررابطه به شرح واقعه تکذیب مینمایند این عمل افراد را مجبور میسازد تا حالت دفاعی را به خود اختیار نمایند ویا اینکه از موضوع عقب نشینی نموده و چیز بیشتر در زمینه نگویند. بانهم اگر احساس نمایند که جانب مقابل واقعا به نگرانی های شان پی برده و به گفته های آنها گوش فرا خواهد داد درآنصورت آنها احتمالا با جزءیات بیشتر صحبت نموده احساس ودلیل احساس خود را درزمینه ابراز خواهند نمود. اگر هر دو طرف منازعه اینکار را انجام دهند ، درآنصورت فرصت توانایی دریافت راه حل برای مشکل مشترک بیشتر و بیشتر میگردد.

تخنيک هاي سوال نمودن

استفاده از تخنيک هاي ذيل ،شما را در سوال نمودن کمک مي نمايد تا معلوماتي را که به آن ضرورت داريد ، بدست آريد . در عين وقت اين تخنيک ها شما راقادر مي سازد تا گفت و شنود را به جهتی که می خواهيد سوق دهيد. 

حالا درمورد سوالات معلوماتي و تکتيکي ( ماهرانه ) صحبت مي نمائيم.

" سوالات آشکار ( باز) مي تواند بخاطر بدست آوردن  جواب فشرده ( يعني دقيقاً چه وقت؟)

(اصلاً منظور تان چيست ؟ " ) مطرح گردد تا فضاي مناسب  را براي جواب ممکنه فراهم سازد.

( ممکن چه باشد...؟ )

 فصاحت ، بلاغت و بيان درست ، پروسه ارتباط را تنظيم مي نمايد

تنظيم نمودن پروسه مفاهمه/ ارتباط به اين معني نيست که گوینده تمام حرف ها را با يد بگويد برعکس يک ارتباط گيرنده خوب مي داند که چه بگويد ، چطور بگويد ، چه وقت بگويد، چه وقت بايد خاموش بماند ، چه وقت سوال نمايد و چگونه سوال ها را مطرح سازد.

جوانب ذيل عبارت  از عوامل و فکتور هاي کليدي اند که شما را قادرمیسازد تا پروسه ارتباط را بشکل سودمند و دوجانبه تنظيم نمائيد .

§        انتخاب " آغاز" خوب

§        ايجاد فضاي اعتماد و صميميت

§        شنيدن فعال و بادقت

§        مطرح نمودن سوالات

§        تفسير  موضوعات  به منظور درک درست

§        انتخاب تشبيهات درست و استفاده از مباحثات درست در وقت درست و مناسب.

§        قبل از اينکه کسي بالاي شما اعتراض نمايد ، بايد مراقب وي باشيد.

§        استفاده از کلمات تاکيدي به عوض کلمات که نظريهء شما را ضعيف مي سازد.

§        دريافت جملات مناسب براي اختتام

§        طرح سولات و بازدهی 

       اين اشارات بيشتر شما را کمک مي نمايد تا پروسه ارتباطات/مفاهمه خود را مؤثر تر تنظيم نمائيد:

مکالمه و گفت و شنود در مورد اجراات را با سوالات باز آغاز نمائيد بطورمثال:

   " اين کار را بخاطر چه انجام ميدهيد ....؟"

   " به چه معلوماتي دررابطه ضرورت داريد.....؟"

 کوشش نمائيد تا از پرسيدن سوالات محدود يا بي نتيجه مانند سوالات بلي و نخير خود داري نمائيد ، بخصوص در حالتي که جواب نخير ممکن مفاهمه را قبل از آغاز توقف دهد.

بخاطر داشته باشيد که مراجعين از جمله اشخاص داخل اداره ،موسسه يا سازمان شما بوده میتوانند.

جملات و کلمات تاکيدي که ميتواند بحث هاي شما را تقويت بخشد، قرار ذيل مي باشد:

    " ..... يکبار که مالکش شوي ،بعد (باز)"

                        " .... يکبار که در منزل تان نصب گرديد ، بعد"

                       "....  وقتيکه از اين خدمات بهره مند شدي ، بعد"

                       "….همینکه امتحان کردي بعد"

                       " …. وقتيکه توسط اين آله کار نمودي بعد"

                       " …. وقتيکه تمامً اثرات ويژه آنرا دانستي ، بعد"

                       "…. يکبار که از مفاد آن مستفيد شدی ،بعد"

                       " …. آيا همینطور نيست؟"

     " موافق هستي ؟"

                       " بلي ؟"

                       " چه فکرمي کني ؟"

                       " درست است؟ "

برعکس ، کاربرد کلمات ضعيف به استدلال و مباحثات طوريکه در ذيل ذکر گرديده علاقمندي نسبت به شما را کاهش داده و مؤفقيت تانرا را بمخاطره میاندازد.

     " ... شايد ..."

         " ....خوب ، من صرف مي خواستم بگويم...."

" ..... از طرف ديگر ....."

"....  کاملاً متيقن ...."

".... اگر بگويم ....."

" .... واقعاً ......."

" .... امکان دارد...."

".... معمولاً ....."                       

زبان اشاره ( حرکات جسماني در جريان صحبت ) و مجسم سازي (بصري سازی)

طوريکه در فوق ذکر گرديد ، وسايل بصری ممد خوبی برای  بحث درمورد مسايل موردنظر درپیشکش موضوعات (پرزنتيشن) می باشد.  ، از طرف ديگر حرکات جسمی شما نيز طورتقویت کننده در موثريت هرجه بيشتر انتقال پيام کمک می نمايد .

پنج جنبهء بسيار مهم زبان اشاره هنگام پيشکش موضوعات عبارت اند از:

·        چشم ها و تامين ارتباط بصری با افراد ديگر

·        دهن ( طرز تلفظ ) و تقليد ها

·        دست ها( اشارات و حرکات در جريان صحبت )

·        ايستادن ( بدن و پاها )

·        تمرکز شخصي شما : روحيه و جرئت شما

حرکات جسمی شما بايد واضحا وانمود سازد که چه موضوعی  را ميخواهيد با ديگران در ميان بگذاريد .فلهذا به اين وسيله قوي برای جلب توجه و تفهيم پيام دقت نمایید.

همواره بطرف مخاطبين تان  نگاه کنيد تا با آنها در ارتباط قرار گيريد . فقط زماني که سيما وقيافه حاضرين خود را مشاهد مينمائيد ، ميتوانيد قضاوت نمائيد که تا چه اندازه با شما موافق اند و تا چه اندازه موافق نيستند .

در عين وقت ، هنگام که شما با حاضرين مجلس ارتباط بصری  ميداشته باشيد ، در حقيقت اين عمل احترام به حاضرين مجلس را نيز نشان ميدهد .

بخاطر داشته باشيد که شما هم علاقه ندارید باکسي صحبت نمائيد که به شما نگاه نمیکند.

سيماي و هم چنان  نحو ه صحبت شما هنگام پيشکش موضوعات بسيار مهم پنداشته ميشود . البته تا اندازه ازسرعت صحبت خود بکاهيد و کلمات را درست اداء  نمائيد .

به هر اندازه که به حرفهاي جانب مقابل بيشتر گوش فرا دهيد ، به همان اندازه آنها شما را درک ميکنند.

از طرف ديگر يقين حاصل نمائيد که آواز شما يکنواخت نبوده و يک تناوب بسيار زيباي را بين بلندي و پستي آواز خود نگهداريد  طوريکه در اخير يک جمله تصديقي هميشه بايد آواز خود را پائين نگهداريد : فقط در اخير جملات سوالي آواز خود را بلند نگهداريد .

واضح است که اگر در جريان کار وفعاليتها در زندگی روزمره از دست هاي خود کارنگيريد ، خود را مثل يک شخص زنداني احساس مينمائيد .پس در جريان پيشکش موضوعات نيزاگرازدست هاي تان استفاده نکنيد يک نقيضه در تفهيم پيام احساس می گردد . اگر چه اکثرا نميدانيم تا با دستان خود چه کاري را انجام دهيم ، بخاطريکه فکر ميکنيم  با انها نياز نداريم اما اين يک تصور نا درست است . دست هاي ما باعث آرامش و راحتي وجود ماست يعني بزرگترين وسيله ميباشد که تاکيد مينمايد چه چيز را ما ميخواهيم بگوئيم.

از دست ها و بازو هاي خود فقط به مثل دو قلمي استفاده نمائيد که گويا چيزي را که ميخواهيد بگوئيد آنرا در فضا توسط دستان خود ترسيم مينمائيد.

وقتي با دوستان خود صحبت مينمائيد ، متوجه خودتان شويد  و ببينيد که در زمان صحبت چه حرکات گوناگون را دست هاي شما انجام ميدهند !

يعني هر چه بيشتر از دستان خود در جريان گفتار و پيشکش موضوعات استفاده بعمل آوريد به همان اندازه خود را راحت احساس نموده و هم چنان حاضرين مجلس خود را راحت و با دقت ميابيد .

طريق "ايستادن " شما منعکس کننده اين حقيقت است که تا چه اندازه شما بالاي زمين محکم و استوار  ايستاده ايد .

شما در خواهيد يافت ، وقتي که بالاي هر دو پا بصورت استوار ايستاد ميشويد در آن حالت  خود را در يک موقعيت ثابت و استوار تصورمي کنيد .

يعني هر قدر که از موقف محکم و با حاکميت کامل صحبت می نماييد به همان اندازه براي اشخاص ديگر مشکل ميشود که کوشش نمايند تا با بحث ها روی مسائل پيشکش شده شما را تحت تاثير قرار داده و يا از جرائت و جسارت تان بکاهند . 

  قبل از پيشکش موضوعات و در جريان پيشکش موضوعات خوب ايستاده شويد و عميقا نفس گيريد تا به خود اعتماد پيدا نمائيد .

بالاخره تنها وجود شما  نمي تواند انعکاس دهد که روي چه مسائل بحث و گفتگو می نمائيد در صورتيکه احساسات ، جرئت و روحيه شما با وجود تان سازگار نباشد .

فلهذا يقين حاصل نماييد  هر آنچيزي را که ميگوئيد از آن دفاع کرده بتوانید و دلايل و توجيهات منطقی برای آن داشته باشید.

طوريکه اين عمل نه تنها تاثير مثبت بالاي حرکات جسمي شما در جريان صحبت دارد بلکه شما را کمک ميکند تا در هر حالت کلمات درست را دريافت و استعمال نمائيد .

 از گفتن مسائل ذيل خود داري نمائيد :

" من ميدانم که اين يک مانع است اما بايد از عهده آن برآييم ..."

"من ميدانم که اين موضوع پيچيده ميشود اما کوشش نماييد تا به آن توجه نمائيد ..."

"من واقعا از گفتن چنين چيزي نفرت دارم ..."

در عوض از عبارات ذيل استفاده به عمل آوريد :

" من خوشحال هستم که ..."

" اين يک چيز خوب است که ..."

          " فقط همراه من باشيد و در ظرف چند ثانيه واضح ميگردد ..."

          " اکثريت ما انرا پيش از پيش آموخته ا يم ....

معلومات در رابطه به مجسم سازي (بصري سازی):

مجسم سازي عبارت از تخنيک ساختن تصاوير، طرح ها ، دياگرام ها و غيره بخاطر انتقال همه جانبه يک پيام ميباشد. مجسم  سازی از  طريق تصورات بصري يک روش موثر انتقال دادن نظريات عيني و انتزاعي ميباشد.(مثال هاي متعدد تاريخي در زمينه شامل نقاشي ها ، حروف هاي تصويري ، اشکال هندسي يوناني و غيره ميباشد.) 

مجسم سازی در زمان کنوني در عرصه هاي مختلف مانند  ساينس ، اعلانات واشتهارات ، تعليم و تربيه ، پيشکش نمودن موضوعات ، جلسات گروپي و غيره داراي زمينه تطبيقي وسيع ميباشد. مثال استفاده وسيع از انواع مختلف مجسم سازی در زمان کنوني عبارت از استعمال اشکال کمپيوتري ميباشد که اين عمل کيفيت مجموعي مجسم سازی را بلند ميبرد. يعني در زمان کنوني تهیهء انواع مختلف مواد بصري بسيار ساده ميباشد.  طوريکه مهمترين نوع مواد بصري بخاطر مجسم سازی در محيط دفتر عبارت از تجسم دانش ميباشد- يعني " استعمال پرزنتيشن هاي بصري به منظور انتقال دانش حد اقل بين دو فرد". مجسم سازی به مقصد بهبود بخشيدن پروسه انتقال دانش با استفاده از ميتود هاي مجسم سازي کمپيوتري و غير کمپيوتري صورت گرفته و کوشش ميگردد تا بينش  و نظريات مختلف از اين طريق انتقال گرديده و دانش جديدي  بين گروپ افراد بوجود آيد. علاوه برانتقال معلومات و حقايق ، مجسم ساز ي دانش ميتواند تا بينش  ، تجارب ، سلوک ، ارزش ها ، توقعات ، ديدگاه ها ، نظريات ، و پيشبيني ها را با استفاده از روش هاي مختلف انتقال دهد.

افهام و تفهيم فشرده و مختصر

اگر شنیدن فعال با گفتار فشرده و مختصر ترکيب و يکجا گردد در آنصورت تاثيرات وسودمندی آن دو چند ميگردد، که اين مطلب جوانب ذيل را در برمي گيرد.

§   Kiss يعني keep it short and simple:  تا حد امکان ساده و کوتاه بگوييد چنانکه ترجمهء يک ضرب المثل عربي است که بهترين کلام آن است که کوتاه ومدلل باشد.

§        کلماتي را مورد استفاده قرار دهيد که واضح باشد نه مشکوک و مبهم

§        اولاً در رابطه به چيزهاي مهم صحبت نموده و بعداً معلومات مفصل ارائه نمائيد.

§   هنگام صحبت در مورد چيزهاي مهم ، زودتر بالاي اصل موضوع بيائيد  وا زحاشيه روي صرف نظر نمائيد . يعني بيانات و تشريحات غير ضروري را دور بگذاريد.

§        هميشه از خود سوال نمائيد که شنونده و يا خواننده از شما چه توقع دارد  وبه چه ضرورت دارد .

در بين گفتار  تو قف (مکث) نمائيد تا پيام شما دقيقاً درک گردد

پيام فشرده و مختصر

1. پيام خود را مشخص سازید

اولين گامی که بايد در پروسهء مفاهمه / ارتباطات بردارید ، مشخص ساختن و بيان نمودن پيامي ميباشد که ميخواهيد آنرا به فرد ديگري انتقال دهيد.

هدف اصلي اين کار ، توجه نمودن روی مزايا و نکات مثبتي ميباشد که در نتيجهء انجام يافتن اين پروسه، بدست ميآيد.

در وزارت يا مرجع ديگري که شما ايفاي وظيفه مينمائيد، اگر پيام ها بصورت آشکارا و روشن براي افراد ديگر داخل همان وزارت يا سازمان ارسال گردد ، درآنصورت ضرور است که بين تمام افرادي که در اين مراجع ايفاي وظيفه مينمايند يک نوع هماهنگي بوجود آيد ، زيرا که اين افراد کساني ميباشند که با اافرادي بيرون از سازمان بصورت مستقيم يا غير مستقيم درتماس هميشگی قرار دارند.

پس بخاطر نايل شدن به اين هدف ، بايد در پروسهء مفاهمه / ارتباط ازارسال معلومات متناقص و بي ثبات ،  ارقام ، تاکيد بيش ازحد بالای يک موضوع جلوگيري بعمل آيد و هيچگاه  تنها نظر خود را ابراز ننمائيد.

بهترين طريقهء ترتيب، تنظيم و ارسال پيام ها بصورت واضح و آشکارا ، مطرح ساختن سوالات استفهامي از شخص خود و گرفتن معلومات کافي از شخص مقابل ميباشد.

يعني با پرسيدن سوالات استفهامي مثل " کي ، چه ، کجا ، چه وقت ، چرا ، چطور وغيره " از شخص خود  ، ممکن از پيام ارسالي  براي شخص ديگر يک تصوير بهتري در ذهن شما ايجاد گردد.

 شوندگان خود را بشناسيد

پيام ارسالي شما ارتباط مستقيم با گيرنده گان پيام يعنی  مخا طبين تان دارد .  طوريکه شنوندگان شما ممکن افراد داری سوابق مختلف تحصيلی و کاری باشند ( علمي و ساينسي ، تجارتي ، تخنيکي ، مسلکي ، سازمانی ، ادارت دولتي و غيره )

مسئله مهم عبارت از ارتباط دادن توقعات شنوندگان با پيامي ميباشد که شما براي آنها ارائه مينمائيد.

بعضا اوقات ضرور است تا ازيک شيوه بخصوص تکلم و يا از عبارات بخصوص استفاده نماييد تاشنوندگان بتوانند شما را بصورت درست درک نمايند.

. انتخاب وسايل ومواد مورد ضرورت

انتخاب وسايل ارتباطي / مفاهمه مرتبط به تعداد شونده گان  ، اهميت پيام ،  زمان ، توقعات شونده گان ، تناسب ارزش بر مصارف و اهميت موضوع مورد بحث می باشد.  طوريکه در عرصه مفاهمه / ارتباط خارجي بايد از وسايل ارتباطي کافي استفاده بعمل آوريد ، در غير آن صرف نظر از  وضاحت موضوع  و طريقه ارائه آن ،  کيفيت موضوعات  پيشکش شده ضعيف جلوه می نمايد .